Estos últimos meses hemos cogido conciencia que cualquier negocio, por pequeño o grande que sea, se puede ver afectado de manera tan importante que puede ver su continuidad en peligro. Por ello es importante trabajar con Planes de Continuidad de Negocio.
Un Plan de Continuidad de Negocio es una herramienta que nos permite afrontar y superar, de la mejor manera posible, situaciones de incertidumbre, crisis y cambios que acompañan al entorno actual empresarial.
Como paso previo a este Plan de Continuidad de Negocio, me gustaría recalcar la importancia de trabajar con presupuestos, ya sean anuales, semestrales, trimestrales, mensuales… Trabajando con presupuestos tenemos realizados unos buenos cimientos para construir un Plan de Continuidad de Negocio.
Dicho esto, también hay que ser conscientes que no somos adivinos y no podemos saber que nos va a deparar el futuro, pero si podemos crear una manera de trabajar que nos permita estar los más preparado posible para afrontar cambios rápidos y bruscos en nuestro entorno. Aquí es donde aparecen los Planes de Continuidad de Negocios.
Empecemos con los pasos, bajo mi punto de vista, que se deben seguir para crear un Plan de Continuidad de Negocio. Estos pasos son:
- Determinar el Propósito del Plan y el Equipo Responsable.
El propósito del plan parece claro, es asegurar la continuidad del negocio. Para ello hay que contar con un equipo preparado, comprometido y crítico.
- Determinar las Actividades Prioritarias.
¿son todas las actividades igual de prioritarias? ¿cuáles son las que si dejan de generar ingresos pueden afectar más a mi negocio? Para conocer nuestras actividades prioritarias, debemos hacer un análisis profundo de nuestro negocio. Mi recomendación es hacer un análisis DAFO-CAME, tanto del global del negocio como de cada una de las líneas de negocio. Adicionalmente, realizar un análisis CANVAS con el objetivo de definir la propuesta de valor a nuestros clientes.
- Determinar las Necesidades.
¿Qué necesito para mantener estas actividades prioritarias? Al hacer este análisis DAFO-CAME más el análisis CANVAS vamos a conocer perfectamente que necesitamos para cumplir con nuestro objetivo.
- Evaluación de Riesgos.
Hay que analizar los riesgos a los que nos enfrentamos. Está claro que no vamos a poder conocerlos todos, aun conociéndolos no vamos a saber cuándo se van a producir. No obstante, debemos definir una matriz de posibles riesgos, de más probables a menos probables. A modo gráfico y de resumen, podemos plasmarlo en una plantilla como esta:
Hay que tener en cuenta, dentro de nuestros riesgos, necesidades y actividades prioritarias, cual es el Tiempo Máximo Tolerable de Interrupción, ¿cuánto tiempo puedo aguantar si mis actividades prioritarias se ven afectadas por no tener disponible los recursos necesarios para poder desarrollarla?
- Protección y Métodos de Mitigación de Riesgos.
Hay que trabajar en la mitigación de los riesgos definidos, tomando conciencia de cómo pueden afectar a nuestro negocio y de cómo debemos mitigarlos. Hay que poner un plazo de ejecución a dichas tareas de mitigación de riesgos y encargárselo a departamentos concretos. De esta forma nos aseguramos de que se realizan las tareas de mitigación de riesgos.
- Respuesta de Emergencia.
Si finalmente se produce el suceso que explosione algún tipo de riesgo para nuestras actividades prioritarias que pongan en riesgo la continuidad de nuestro negocio, tenemos que poner en marcha nuestro sistema de respuesta frente a la emergencia. Estas acciones de respuesta la dividimos en 5 fases:
- Análisis Inicial de la Situación
- Recolectar información
- Comprobación de Riesgos
- Relaciones Públicas
- Toma de Primeras Decisiones
- Estrategias para la Continuidad de Negocios
Hay que tomar conciencia de que necesitamos tener una estrategia para afrontar estas situaciones. Estas estrategias deben ser SMART:
- Políticas Económicas – Financieras
Todo lo anterior se debe recoger en unos presupuestos que se definirán de forma anual, bianual, trianual… dependiendo del tipo de negocio, en el que una vez realizados, deberemos estresar con caída de ingresos, incremento de costes, cambios de estructura de costes… para analizar la necesidad de adoptar diferentes políticas.
Entre posibles medidas para conseguir la continuidad se pueden enumerar las siguientes:
– Medidas laborales:
o Gasto de personal. Relación Laboral o Autónomos
o Descuelgue de Convenio
o Modificaciones Sustanciales de Condiciones de Trabajo
o ERTE/ERE
– Medidas Económicas-Financieras
o Análisis de la estructura de costes. Coste Fijo vs Coste Variable
o Análisis de Rentabilidades
o Gestión de Clientes de Dudoso Cobro
– Medidas Mercantiles
o Optimización de Seguros
o Aplazamiento de Deudas
– Medidas de Derecho Concursal
Puede ser una medida con sentimientos encontrados. Por un lado, está el deseo de intentar la continuidad y por otro el posible daño reputacional.
- Implementación
Todo este plan hay que documentarlo. Parece obvio, pero si no se documenta parece que no se ha realizado. Adicionalmente, hay que estresar el plan mediante simulaciones para ver hasta dónde es capaz de aguantar por si hay que tomar decisiones adicionales.
- Revisión continua y mejora del plan
Hay que tratar de tener un plan lo más actualizado posible y mejorarlo constantemente. Al igual que nuestro entorno, el plan de continuidad de negocio es cambiante. Por este motivo hay que revisarlo y mejorarlo continuamente.
Aprovechemos el momento y pongamos todo lo que está en nuestras manos para que esta situación nos sirva para prepararnos para la próxima.
LUIS COLL